8 YẾU TỐ ĐỂ TRỞ THÀNH CHUYÊN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

𝗧𝘂̛ 𝗱𝘂𝘆 𝘀𝗮́𝗻𝗴 𝘁𝗮̣𝗼

Chuyên viên tổ chức sự kiện còn là một người lên danh sách những việc cần làm. Hơn thế, họ cần vận dụng khả năng sáng tạo của mình để "thổi hồn" vào các sự kiện, chương trình ấy. Ví dụ một chương trình nếu có những nội dung hấp dẫn sẽ khiến người tham dự mong muốn tương tác nhiều hơn nữa, qua đó nâng cao cảm xúc của họ lên rất nhiều.

Đừng cho rằng tổ chức sự kiện chỉ là làm theo các yêu cầu bị gò bó quá nhiều từ phía khách hàng. Bạn hoàn toàn có "đất dụng võ" để sáng tạo, vì quy mô, tính chất, mục đích, . .. của mỗi sự kiện ấy sẽ khác nhau. Chính sự sáng tạo sẽ giúp sự kiện của bạn khác biệt, ấn tượng sâu sắc hơn so với các sự kiện khác.

𝗞𝗵𝗮̉ 𝗻𝗮̆𝗻𝗴 𝘅𝗮̂𝘆 𝗱𝘂̛̣𝗻𝗴 𝘆́ 𝘁𝘂̛𝗼̛̉𝗻𝗴, 𝗹𝗲̂𝗻 𝗸𝗲̂́ 𝗵𝗼𝗮̣𝗰𝗵

Đừng nhầm tưởng công việc của người làm tổ chức sự kiện là việc tay chân. Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và hấp dẫn, họ cần phải có kỹ năng lên kịch bản, tổ chức sự kiện rất chắc tay. Để làm công việc này, nhân viên tổ chức sự kiện phải có tư duy logic, mạch lạc cùng một trí tưởng tượng đầy sáng tạo độc đáo.

Bên cạnh đó, chuyên viên tổ chức sự kiện phải biết cách viết một bản proposal (kế hoạch chi tiết của sự kiện) một cách hoàn hảo. Một bản proposal hay và hấp dẫn ngoài yếu tố sáng tạo cần phải có sức thuyết phục và khả thi cao. Bởi suy cho cùng, sự kiện phải đạt được mục đích đặt ra ban đầu.

𝗞𝘆̃ 𝗻𝗮̆𝗻𝗴 𝗻𝗴𝗵𝗶𝗲̂𝗻 𝗰𝘂̛́𝘂

Chuyên viên tổ chức sự kiện không những là một người điều phối tốt, mà còn phải là người có kỹ năng nghiên cứu tốt.

Nghiên cứu về hành vi, cảm xúc của con người khi tương tác với các hoạt động diễn ra trong sự kiện; nghiên cứu về cách tăng tương tác của người tiêu dùng thông qua sự kiện, cách điều phối, đồ ăn, thức uống; . .. Rất nhiều điều bạn phải nghiên cứu kỹ nhằm đảm bảo rằng mỗi khâu trước, trong và sau sự kiện điều khiến người tham dự hài lòng.

𝗫𝗮̂𝘆 𝗱𝘂̛̣𝗻𝗴 𝗺𝗼̂́𝗶 𝗾𝘂𝗮𝗻 𝗵𝗲̣̂ 𝘃𝗮̀ 𝗹𝗮̀𝗺 𝘃𝗶𝗲̣̂𝗰 𝘃𝗼̛́𝗶 𝗻𝗵𝗮̀ 𝗰𝘂𝗻𝗴 𝗰𝗮̂́𝗽

Khi tổ chức sự kiện bất kì, ban tổ chức sự kiện cần gặp gỡ, trao đổi thông tin và thương lượng với rất nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi nhà cung cấp sẽ có các yêu cầu khác nhau, vì vậy trước khi đưa bất kỳ đề nghị nào với họ, chuyên viên tổ chức sự kiện cần có những thông tin thật cụ thể và rõ ràng.

Việc tạo dựng mối quan hệ và làm việc đòi hỏi khá nhiều kỹ năng giao tiếp và đàm phán. Điều này yêu cầu người làm tổ chức sự kiện phải có sự khéo léo – vừa mềm mỏng để đảm bảo đúng tiến độ công việc, vừa khéo léo để các bên không cảm thấy bị tổn thương.

𝗞𝘆̃ 𝗻𝗮̆𝗻𝗴 đ𝗮̀𝗺 𝗽𝗵𝗮́𝗻 𝘃𝗮̀ 𝗹𝗮̣̂𝗽 𝗸𝗲̂́ 𝗵𝗼𝗮̣𝗰𝗵

Nếu bạn cảm thấy bản thân là người giỏi thương lượng đàm phán, xin chúc mừng, bạn đang có một kỹ năng quan trọng của một chuyên viên tổ chức sự kiện đấy.

Ở khâu này, bạn sẽ phải thương lượng hợp đồng, những điều khoản về thời gian, địa điểm, . .. Sau khi đàm phán về mức ngân sách thành công, bạn cần lập bảng dự trù ngân sách nhằm đảm bảo trong khâu tổ chức sự kiện không có quá nhiều chi phí phát sinh.

𝗚𝗶𝘂̛̃ 𝗯𝗶̀𝗻𝗵 𝘁𝗶̃𝗻𝗵 𝗺𝗼̣𝗶 𝗹𝘂́𝗰, 𝗺𝗼̣𝗶 𝗻𝗼̛𝗶

Người chuyên viên tổ chức sự kiện cần có một cái đầu lạnh nhằm xoay chuyển tình huống để mọi việc diễn ra đúng với kế hoạch nhất. Khi một vấn đề phát sinh, bạn sẽ cần phải đưa ra các câu hỏi nhanh nhằm xác định đâu mới thực sự là vấn đề, đồng thời có các biện pháp phù hợp mà không làm gián đoạn đến sự kiện.

Bên cạnh chiếc đầu lạnh, một trái tim nóng cũng rất cần thiết. Nhạy cảm và tinh tế với những điều đang diễn ra để kịp thời phát hiện mọi thứ đang không tiến triển theo đúng kế hoạch. Chính sự tinh tế ấy cũng sẽ hạn chế các quyết định sai lầm.

𝗞𝗵𝗮̉ 𝗻𝗮̆𝗻𝗴 𝗴𝗶𝗮́𝗺 𝘀𝗮́𝘁 𝘃𝗮̀ 𝗾𝘂𝗮̉𝗻 𝗹𝘆́ 𝗰𝗼𝗻 𝗻𝗴𝘂̛𝗼̛̀𝗶

Không chỉ làm việc với những bản proposal, hợp đồng, nhà cung cấp, . .. mà chuyên viên tổ chức sự kiện cần có khả năng giám sát và quản lý con người. Ở những mảng hoạt động khác nhau sẽ có các bộ phận nhỏ đảm nhiệm khác nhau.

Ví dụ như lễ tân sẽ lo cho việc đón tiếp khách mời, còn đội ngũ hậu cần sẽ lo các món đồ dùng thiết yếu, . .. Chính vì vậy mà người tổ chức sự kiện tốt sẽ phải có tầm nhìn tổng quát để quản lý các bộ phận nhỏ, qua đó đảm bảo mọi hoạt động trong sự kiện đều diễn ra tốt đẹp.

𝗞𝘆̃ 𝗻𝗮̆𝗻𝗴 𝗵𝗼𝗮̣𝗰𝗵 đ𝗶̣𝗻𝗵 𝘃𝗮̀ 𝗾𝘂𝗮̉𝗻 𝗹𝘆́ 𝗿𝘂̉𝗶 𝗿𝗼

Một sự kiện diễn ra sẽ không tránh được các vấn đề phát sinh. Đừng đợi nước đến chân mới dám nhảy. Thay vào đó, một chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ phải "vạch lá tìm sâu" để nhận ra các vấn đề tiềm ẩn. Từ đó giải quyết chúng nhanh chóng trước khi sự kiện diễn ra.

Truyền Thông & Sự Kiện IQ Media nơi làm việc lý tưởng. Nơi sẽ cho bạn trải nghiệm, thách thức, dạy dỗ, truyền đạt kinh nghiệm. Tổ chức sự kiện không đơn giản là ngành dịch vụ làm hài lòng khách hàng mà nó còn khẳng định chất lượng dịch vụ của tập thể công ty đang đứng ở vị trí nào. Chuyên nghiệp đi đôi với chất lượng 2 yếu tố của sự thành công.

 Truyền Thông & Sự Kiện IQ 

---------------------------------

Mọi chi tiết xin liên hệ

IQ MEDIA | M18-19 Tôn Đức Thắng, Phường Xuân An, TP. Phan Thiết, Tỉnh Bình Thuận

Hotline : 0933348885 - 0919499189

Email: iqmedia.pt@gmail.com

Fange: IQ MEDIA